Registered charity in England No 1144451
Meetings held at the Laindon Center Click for map
Basildon & District Heart Support Group
A self-help group that helps patients and carers face the future
Affiliated to the British Heart Foundation
Copyright © Basildon & District Heart Support Group
Hearts & Minds Constitution
Hearts & Minds
Constitution For Basildon  &  District  Heart  Support  Group
1.  NAME
The  name  of  The  Group  shall  be  Basildon  &  District  Heart  Support  Group
hereinafter  called  the  Group.
2.  OBJECTIVES
(a) .  To  increase  awareness  of  heart  disease,  its  causes,  treatments,
implications  and  help  available.
b)  .  To  provide  social  and  personal  contact  with  people  who  share  and
understand  their  needs  and  problems.
c) .  To  liaise  with  existing  groups,  organizations  and  institutions  in  this  and
related  fields.
d) .  To  promote  and  provide  support  on  aftercare  for  patients,  partners,  and
carers  when  resuming  home  and  social  life.
3-  OVERVIEW
a).  Hearts  &  Minds  is  a  self-funding  and  voluntary  group,  which  has  been
started  by  people  with  heart  problems  so  that  they  can  offer  support  and
information  to  others  in  the  Basildon  &  District  area  who  are  suffering  from
heart  problems.  These  problems  include  angina,  heart  attack  and  other  heart
related  problems.
b) .  As  heart  'disease  has  a  tremendous  impact  on  an  individual's  whole
family.  Hearts  &  Minds  objectives  encompass  those  who  care  for  the  sufferer
too.  Someone  who  has  experienced  problems  with  their  heart  is  undoubtedly
in  the  best  position  to  offer  comfort  and  hope  to  those  who  are  suffering  from
heart  related  illnesses  and  Hearts  Minds  have  members  who  can  be
contacted  by  anyone  needing  help  to  come  to  terms  with  their  illness.
c) .  There  are  many  fears  and  worries  experienced  by  people  with  heart
disease  and  heart  related  illnesses.  Sharing  these  with  others  helps  to  lessen
the  load.  Hearts  &  Minds  hold  regular  meetings  where  members  can  share
problems  and  experiences.

4.  DEFINITION  OF  A  HEART  DISEASE  SUFFERER
Any  person  who  is  affected  by  Coronary  Heart  Disease  or  any  other  heart
condition  as  diagnosed  by  a  medical  practitioner

5.  MEMBERSHIP
People  needing  help  and  advice  to  cope  with  Coronary  Heart  Disease.
Anybody  seeking  to  learn  more  about  Coronary  Heart  Disease  and  its  effects
on  individuals,  carers,  and  their  families.
People  who  wish  to  meet  others  and  share  problems/experiences  related  to
Coronary  Heart  Disease.

6.  MANAGEMENT
The  Group  shall  be  managed  by  an  Executive  Committee  (which  shall  not
exceed  10  in  number)  and  shall  be  referred  to  as  the  committees  for
ensuring  that  The  Group  complies  with  its  aims  and  is  properly  managed.

6.1  The  Committee  may  in  addition  appoint  not  more  than  six  cc-opted
members  but  so  that  no-one  may  be  appointed  as  a  no-opted  member  it)  as
a  result,  more  than  one  third  of  to:  Committee  would  be  no-opted  members.

6.2  The  Officers  and  Committee  members  shall  be  elected  by  simple  majority
of  votes  of  those  present  at  the  Annual  General  Meeting.  Retiring  Officers
and  Committee  members  are  eligible  for  re-election.  To  stand  for  the  posts
of:  Chairman,  Vice  Chairman,  Treasurer  or  Secretary,  a  candidate  must  have
served  at  least  the  preceding  year  as  a  full  or  no-opted  Committee  Member.

6.3  Officers,  elected  members  and  cc-opted  members  each  have  one  vote.  A
Quorum  shall  not  be  less  than  one  half  of  the  Committee.

6.4  The  Committee  may  from  time  to  time  appoint  such  sub-committees  as
may  be  deemed  necessary,  and  may  determine  their  terms  of  reference,
power,  duration  and  composition  proved  that  the  majority  of  members  of  any
sub-  committee  should  be  drawn  from  the  ranks  of  the  main  Committee.  No
sub-  committee  may  incur  expenditure  on  behalf  of  The  Group  without  the
prior  approval  of  the  main  Committee.

a).  No  sub-committee  may  be  given  power  to  no-opt  more  than  one  fourth  of
its  total  membership,  and  no  sub-committee  meeting  shall  be  regarded  as
being  quorate  unless  a  majority  of  those  attending  are  members  of  The Group

b) .  Each  sub-committee  shall  furnish  a  full  copy  of  the  Minutes  of  each
meeting  of  the  sub-committee  to  the  next  Committee  meeting.
c) .  All  ads  and  proceedings  of  such  sub-committees  must  be  reported  back  to
the  Committee  as  soon  as  possible  The  Committee  and  sub-committees  may
invite  any  persons  to  attend  its  Meetings  as  an  observer  but  without  the
power  to  vote.

7. MEETINGS
An  annual  General  Meeting  shall  be  held  each  year  and  within  fifteen  months
of  the  preceding  AGM,  for  the  following  purposes:
a)  Election  of  Officers  and  Committee  members',
b)  Presentation  of  Report  and  Accounts;

c) .  Any  other  business,  notice  of  such  business  to  be  notified  seven  days  in
advance  in  writing  to  the  Secretary',  at  lease  fourteen  days  notice  of  the
Annual  General  Meeting  shall  be  given  to  members  of  The  Group.

7.1  A  Special  General  Meeting  may  be  called  at  any  time  at  the  request  of
the  Committee  or  of  one  quarter  of  the  members,  provided  that  twenty-one
days  notice  is  given  to  every  registered  Member.

8.  FINANCE
The  Committee  shall  be  responsible  for  all  The  Group's  financial  affairs  and
shall  ensure  that  the  accounts  are  audited  annually  and  presented  to  the
Annual  General  Meeting.

8.1  The  Treasurer  shall  keep  proper  accounts  of  the  finances  of  The  Group.
At  each  meeting  the  Treasurer  or  Assistant  Treasurer  shall  present  a
statement  of  the  accounts  to  the  Committee.  Acceptance  of  these  accounts
by  the  Committee  shall  be  recorded  in  the  Minutes.

8.2  All  cheques  shall  be  signed  by  two  of  the  following  Officers:  Chairman,
Secretary,  Treasurer,  one  of  whom  shall  normally  be  the  Treasurer.
8.3  The  funds  of  The  Group  shall  be  used  only  for  the  purposes  of  The  Group
and  no  payment  shall  be  made  to  any  members  except:
a).  If  any  member,  not  being  of  the  Executive  Committee,  is  employed  by
The  Group;
b)  As  repayment  of  expenses  properly  incurred  on  behalf  of  The  Group;
c)  As  interest  on  money  lent  by  any  member  of  The  Group  or  member  of  the
Commit-tee  at  a  reasonable  and  proper  rate  per  annum  not  exceeding  two
per  cent  less  than  published  base  lending  rate  of  a  clearing  bank  to  be
selected  by  the  Committee.
9.  AFFILIATION
The  Group  may  be  affiliated  to  any  Charitable  Centre,  Society  or  Association
of  a  similar  nature.
10.  ALTERATION  TO  THE  CONSTITUTION
Alteration  to  this  Constitution  shall  receive  the  assent  of  two-thirds  of  the
members  present  and  voting  at  an  Annual  General  Meeting  or  a  Special
General  Meeting.  A  resolution  for  the  alteration  of  the  Constitution  must  be
received  by  the  Secretary  of  The  Group  at  least  twenty-one  days  before  the
meeting  at  which  the  resolution  is  to  be  brought  forward.  At  least  fourteen
days  notice  of  such  a  meeting  must  be  given  by  the  Secretary  to  the
membership  and  must  include  notice  of  the  alteration  proposed.  Provided
that  no  alteration  to  Clause  2  (Objectives),  Clause  11  (Dissolution)  or  this
Clause  shall  eke  effect  until  the  approval  in  writing  of  the  Charity
Commissioners  or  other  authority  having  charitable  jurisdiction  shall  have
been  obtained,  and  no  alteration  shall  be  made  which  would  have  the  effect
of  causing  The  Group  to  cease  to  be  a  Charity  in  law.
11.  DISSOLUTION
The  Group  may  at  any  time  be  dissolved  by  a  resolution  passed  by  two-thirds
majority  of  those  present  and  voting  at  a  meeting  of  The  Group  of  which  at
least  twenty-one  clear  days  notice  shall  have  been  sent  to  all  members  of
The  Group  specifying  that  this  is  the  purpose  of  the  meeting.
Such  resolutions  may  give  instruction  for  the  disposal  of  any  assets  held  by
or  in  the  name  of  The  Group,  provided  that  if  any  property  remains  after  the
satisfaction  of  all  debs  and  liabilities,  such  property  shall  not  be  paid  to  or
distributed  among  the  members  of  The  Group  but  shall  be  given  or
transferred  to  such  other  charitable  institution  or  institutions  having  objects
similar  to  some  or  all  of  the  objects  of  The  Group.

Amended  August  2009
Any  inquires  relating  to  this  constitution  should  be  made  in  writing  to..
The  Secretary